Nutzungs­bedingungen
für findes

Nutzungsbedingungen

Nutzungsbedingungen für findes

Inhalt – 22 Abschnitte

§ 1Geltungsbereich und Vertragsschluss

1. Teil A gilt für Verträge zwischen der PCN GmbH, Zum Eichstruck 8a, 57482 Wenden (nachfolgend „PCN“), und Unternehmen über die Nutzung der Unternehmenssoftware findes (nachfolgend „Kunde“). Er gilt nur gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen.
2. Grundlage ist der Software-Lizenz- und Nutzungsvertrag mit seinen Anlagen, insbesondere Leistungsbeschreibung, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen sowie Angebot (nachfolgend zusammen „Vertrag“). Teil A ergänzt den Vertrag. Bei Widersprüchen geht der Vertrag vor; individuelle Vereinbarungen haben stets Vorrang.
3. Der Vertrag kommt mit der Unterzeichnung durch beide Seiten zustande. Eine elektronische Unterzeichnung oder der Austausch unterschriebener Scans genügt.
4. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nicht, auch wenn PCN ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

§ 2Leistungen und Lizenzmodell

1. PCN überlässt dem Kunden findes in der jeweils aktuellen Version für die Vertragslaufzeit zur Nutzung, und zwar
   • als Cloud-Dienst (SaaS) aus einem Rechenzentrum in Deutschland mit Zugriff über den Browser und die findes App für iOS und Android oder
   • als Installation auf der IT-Infrastruktur des Kunden (On-Premise); die Systemvoraussetzungen nach der Leistungsbeschreibung stellt dann der Kunde bereit.
2. Das Grundpaket umfasst CRM und Adressen, Aufgaben und Tickets, Rollen und Rechte, die Dokumentenverwaltung (DMS), die findes App für iOS und Android, Updates und Support sowie einen Vollbenutzer. Den genauen Funktionsumfang beschreibt die Leistungsbeschreibung.
3. Add-ons wie Warenwirtschaft, Personalzeit, Projekt, Checklisten, Wiki und Portal bucht der Kunde einmal für sein Unternehmen; sie stehen dann allen seinen Benutzern im Rahmen ihrer Lizenz zur Verfügung. Weitere Add-ons, etwa die Bankanbindung über finAPI oder API/MCP, bietet PCN ab ihrer Verfügbarkeit an.
4. Lizenzen werden pro Benutzer vergeben:
   • Vollbenutzer: Nutzung über Browser und App mit allen gebuchten Add-ons.
   • App-Lizenz: vollständige Nutzung der App einschließlich der gebuchten Add-ons, ohne Zugang über den Browser.
   • Personalzeit-Lizenz: nur zusammen mit dem Add-on Personalzeit buchbar; ausschließlich die Funktionen der Personalzeiterfassung über Browser, App oder Terminal. Personalzeit-Lizenzen werden je Mitarbeiter berechnet, der in der Personalzeiterfassung geführt wird, auch wenn er keinen eigenen Benutzerzugang hat.
5. Jede Lizenz ist einer namentlich benannten Person zugeordnet. Sie kann bei Ausscheiden oder dauerhaftem Aufgabenwechsel neu zugeordnet, aber nicht von mehreren Personen gleichzeitig genutzt werden.
6. Hardware (z. B. Zeiterfassungs- oder Raumbuchungsterminals) sowie Einrichtung, Schulung und Programmierung gehören nur zum Leistungsumfang, soweit sie vereinbart sind. Der Quellcode ist nicht Vertragsgegenstand; eine Hinterlegung (Escrow) erfolgt nur nach gesonderter Vereinbarung.
7. findes unterstützt bei der Erfüllung gesetzlicher Pflichten, etwa bei der E-Rechnung, der GoBD-konformen Archivierung oder der Arbeitszeiterfassung. Ob die Nutzung im Einzelfall die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, prüft der Kunde in eigener Verantwortung. PCN erbringt keine Rechts-, Steuer- oder Personalberatung; Hinweise, Vorlagen und Checks in findes oder auf der Website ersetzen eine solche Beratung nicht.
8. Der geschuldete Leistungsumfang ergibt sich ausschließlich aus dem Vertrag. Beschreibungen auf der Website, in Präsentationen, Videos oder Werbematerialien sind weder Beschaffenheitsvereinbarungen noch Garantien.

§ 3Nutzungsrecht und Nutzungsumfang

1. Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit das einfache, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht, findes im vereinbarten Umfang für seinen Geschäftsbetrieb zu nutzen.
2. Untersagt sind insbesondere die Vervielfältigung (außer für den vertragsgemäßen Gebrauch), die Bearbeitung, das Dekompilieren (außer in den Fällen des § 69e UrhG) sowie die Überlassung an Dritte. Verbundene Unternehmen des Kunden gelten als Dritte, sofern nichts anderes vereinbart ist.
3. Zusätzliche Lizenzen, Add-ons oder Speicher kann der Kunde jederzeit in Textform bestellen. Sie werden ab dem Folgemonat zu den Konditionen des Vertrags berechnet und enden mit ihm. Reduzieren kann der Kunde erstmals zum Ende der Mindestlaufzeit und danach zum Ende jeder Verlängerungsperiode, beim Tarif „monatlich kündbar“ zum Ende jedes Monats.
4. PCN ermittelt die Zahl der Benutzer, der Mitarbeiter in der Personalzeiterfassung und den belegten Speicher anhand der in findes erfassten Daten; bei On-Premise erteilt der Kunde auf Anfrage höchstens einmal jährlich eine Selbstauskunft in Textform. Stellt PCN eine Mehrnutzung fest, teilt sie dies in Textform mit. Der Kunde kann innerhalb von 30 Tagen widersprechen oder die Nutzung auf den vereinbarten Umfang zurückführen; andernfalls wird die Mehrnutzung ab ihrem Beginn zu den Konditionen des Vertrags berechnet.
5. Bei On-Premise darf der Kunde findes auf der vereinbarten Zahl von Produktivsystemen sowie auf je einem Test- und Sicherungssystem installieren. Lizenzschlüssel und technische Schutzmaßnahmen dürfen weder weitergegeben noch umgangen werden.

§ 4Bereitstellung, Hosting und Verfügbarkeit

1. PCN stellt findes zum Vertragsbeginn betriebsbereit zur Verfügung und übermittelt den Administratoren des Kunden die Zugangsdaten.
2. Beim Cloud-Betrieb gilt die im Vertrag vereinbarte Verfügbarkeit am Übergabepunkt (Internetanbindung des Rechenzentrums). Soweit im Vertrag nichts anderes vereinbart ist, zählen nicht als Ausfallzeit: angekündigte Wartungsarbeiten in den vereinbarten Wartungsfenstern, sicherheitsrelevante Notfallmaßnahmen sowie Störungen durch höhere Gewalt oder im Verantwortungsbereich des Kunden, etwa seiner Internetverbindung.
3. Die Folgen einer Unterschreitung der vereinbarten Verfügbarkeit, etwa Gutschriften, richten sich ausschließlich nach dem Vertrag und § 12.
4. Beim Cloud-Betrieb werden die Daten in Rechenzentren in Deutschland gespeichert, verschlüsselt übertragen (TLS) und nach Maßgabe des Vertrags regelmäßig gesichert.
5. Bei On-Premise liegen Betrieb, Datensicherung und Verfügbarkeit der Server beim Kunden; PCN unterstützt bei Installation und Updates.
6. PCN darf findes weiterentwickeln und ändern, soweit der vereinbarte Funktionsumfang nicht wesentlich eingeschränkt wird und die Änderung für den Kunden zumutbar ist. Wesentliche Änderungen kündigt PCN mindestens 4 Wochen vorher in Textform an. Entfällt dadurch eine vom Kunden genutzte wesentliche Funktion, kann der Kunde den Vertrag zum Wirksamwerden der Änderung kündigen. Sicherheitsrelevante Änderungen sind ohne Vorankündigung zulässig.

§ 5Support und Wartung

1. Support und Updates sind in der laufenden Vergütung enthalten. Servicezeiten sind Montag bis Freitag von 08:00 bis 17:00 Uhr, außer an bundeseinheitlichen Feiertagen und Feiertagen in Nordrhein-Westfalen. Erreichbar ist der Support per E-Mail und per Telefon.
2. Störungen bearbeitet PCN innerhalb der im Vertrag vereinbarten Reaktionszeiten. Die Reaktionszeit ist die Zeit bis zum Beginn der Bearbeitung, nicht bis zur Behebung, und läuft nur innerhalb der Servicezeiten. Eine bestimmte Behebungszeit schuldet PCN nicht, soweit sie nicht ausdrücklich vereinbart ist.
3. Updates und neue Versionen stellt PCN ohne Aufpreis bereit, im Cloud-Betrieb automatisch und bei On-Premise nach Abstimmung.
4. Zugriffe von PCN auf Systeme des Kunden, etwa per Fernwartung, erfolgen nur nach Freigabe durch den Kunden im Einzelfall und werden dokumentiert.
5. Nicht enthalten sind individuelle Anpassungen und Programmierungen, Datenmigrationen, Schulungen, Arbeiten vor Ort sowie Leistungen, die durch Fehlbedienung oder Änderungen des Kunden an seiner IT verursacht wurden. Sie werden nach Aufwand berechnet.

§ 6Einmalleistungen, Hardware und Drittanbieter

1. Einrichtung, Schulung und Beratung sind Dienstleistungen. Individuelle Programmierungen und Datenmigrationen mit einem vereinbarten Ergebnis sind Werkleistungen, soweit das Angebot nichts anderes bestimmt.
2. Die Fertigstellung einer Werkleistung zeigt PCN in Textform an. Der Kunde prüft die Leistung innerhalb von 10 Werktagen und erklärt die Abnahme oder benennt wesentliche Mängel. Die Leistung gilt als abgenommen, wenn der Kunde innerhalb dieser Frist keine wesentlichen Mängel benennt oder sie produktiv nutzt; auf diese Folge weist PCN in der Fertigstellungsanzeige hin. Unwesentliche Mängel berechtigen nicht zur Verweigerung der Abnahme.
3. Der Kunde stellt rechtzeitig die erforderlichen Daten, Ansprechpartner und Zugänge bereit. Verzögert sich eine Leistung, weil der Kunde nicht mitwirkt, verschieben sich vereinbarte Termine angemessen; der Mehraufwand wird nach Aufwand berechnet.
4. Hardware wird gemäß Angebot verkauft oder vermietet. Gekaufte Hardware bleibt bis zur vollständigen Zahlung Eigentum von PCN; die Gewährleistung beträgt 12 Monate ab Lieferung, und der Kunde hat die Ware nach § 377 HGB unverzüglich zu untersuchen und Mängel zu rügen. Gemietete Hardware bleibt Eigentum von PCN und wird bei Vertragsende in ordnungsgemäßem Zustand zurückgegeben, abgesehen von üblicher Abnutzung.
5. Für Add-ons, die Dienste Dritter nutzen (z. B. finAPI für die Bankanbindung), gelten ergänzend die Bedingungen des Drittanbieters, die dem Kunden vor der Aktivierung zur Verfügung gestellt werden. Erforderliche Verträge und Einwilligungen gegenüber dem Drittanbieter schließt bzw. erteilt der Kunde selbst. Für die Verfügbarkeit des Drittdienstes übernimmt PCN keine Zusage nach § 4. Stellt der Drittanbieter seinen Dienst dauerhaft ein, kann jede Seite das betroffene Add-on mit einer Frist von einem Monat kündigen.
6. Zugriffe über API und MCP erfolgen mit Zugangsschlüsseln des Kunden. Der Kunde ist für die angebundenen Systeme und KI-Agenten, deren Berechtigungen und die darüber ausgeführten Aktionen verantwortlich, hält die Schlüssel geheim und beschränkt die Rechte auf das erforderliche Maß. PCN darf angemessene Nutzungsgrenzen festlegen und Zugänge bei Missbrauch oder einer konkreten Sicherheitsgefahr vorübergehend sperren; PCN informiert den Kunden darüber unverzüglich.

§ 7Vergütung und Zahlung

1. Die Vergütung ergibt sich aus dem Vertrag und der darin genannten Preisliste. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Zahlungspflicht beginnt mit dem Vertragsbeginn oder, wenn ein späterer Bereitstellungstermin vereinbart ist, mit diesem.
2. Die laufende Vergütung wird monatlich im Voraus berechnet und ist innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug fällig. Die Zahlung erfolgt wie im Vertrag vereinbart, zum Beispiel per SEPA-Lastschrift. Rechnungen versendet PCN elektronisch.
3. Während der Mindestlaufzeit gelten die vereinbarten Preise unverändert. Spätere Preisanpassungen richten sich nach dem Vertrag.
4. Gerät der Kunde mit einer Zahlung mehr als 30 Tage in Verzug, darf PCN den Zugang nach Mahnung mit Sperrandrohung und einer Frist von 14 Tagen sperren. Auch während einer Sperre bleiben der lesende Zugriff auf das DMS-Archiv und der Datenexport möglich, soweit der Kunde sie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Auskunftspflichten benötigt. Die Zahlungspflicht bleibt bestehen; die Sperre wird nach Zahlungseingang unverzüglich aufgehoben.
5. Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen.

§ 8Laufzeit und Kündigung

1. Die Mindestlaufzeit richtet sich nach dem gewählten Tarif: monatlich kündbar oder 12, 24 oder 36 Monate ab Vertragsbeginn.
2. Wird nicht fristgerecht gekündigt, verlängert sich der Vertrag jeweils um 12 Monate, beim Tarif „monatlich kündbar“ jeweils um einen Monat. Die Kündigungsfrist beträgt 3 Monate zum Ende der Mindestlaufzeit bzw. der jeweiligen Verlängerungsperiode, beim Tarif „monatlich kündbar“ einen Monat zum Monatsende. Die Kündigung bedarf der Textform, zum Beispiel per E-Mail.
3. In einen Tarif mit längerer Mindestlaufzeit kann der Kunde jederzeit zum nächsten Monatsersten wechseln; die neue Mindestlaufzeit beginnt mit dem Wechsel. In einen Tarif mit kürzerer Mindestlaufzeit kann er erst zum Ende der laufenden Mindestlaufzeit bzw. Verlängerungsperiode wechseln.
4. Das Recht beider Seiten zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für PCN insbesondere vor, wenn der Kunde mit mehr als zwei Monatsvergütungen in Verzug ist oder findes trotz Abmahnung vertragswidrig nutzt, etwa durch Überlassung an Dritte.
5. Das Recht des Kunden, einen Anbieterwechsel oder die Löschung seiner Daten zu verlangen (§ 14), bleibt unberührt.

§ 9Pflichten des Kunden

1. Der Kunde hält Zugangsdaten geheim, schützt sie vor dem Zugriff Dritter und informiert PCN unverzüglich bei Verdacht auf Missbrauch.
2. Der Kunde benennt einen fachlichen Ansprechpartner und einen Administrator, der Benutzer, Lizenzen und Berechtigungen in findes verwaltet, und teilt Änderungen unverzüglich mit.
3. Der Kunde stellt die technischen Voraussetzungen auf seiner Seite sicher, also Endgeräte, aktuelle Browser und eine Internetanbindung, bei On-Premise auch die Serverumgebung. Bei On-Premise sichert er seine Daten regelmäßig und in angemessenem Umfang selbst.
4. Der Kunde ist für die Inhalte verantwortlich, die in findes gespeichert werden, und stellt sicher, dass er zu ihrer Verarbeitung berechtigt ist. Dazu gehört es, die Mitarbeitenden zu informieren und gegebenenfalls den Betriebsrat zu beteiligen, etwa bei der Zeiterfassung oder der Standorterfassung beim Stempeln. Setzt der Kunde Terminals mit biometrischer Erkennung ein, ist er für deren datenschutzrechtliche Zulässigkeit verantwortlich.
5. Der Kunde sorgt dafür, dass seine Benutzer und die von ihm eingeladenen Portal-Gäste die Regeln in Teil B kennen und einhalten.
6. Der Kunde meldet Mängel unverzüglich und so genau wie möglich über die vereinbarten Support-Wege und unterstützt PCN bei der Fehleranalyse.

§ 10Datenschutz, Datennutzung und Informationssicherheit

1. Soweit PCN personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, insbesondere beim Cloud-Betrieb und bei Support-Zugriffen, schließen die Parteien einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Er geht in Datenschutzfragen den übrigen Regelungen vor. Der Kunde bleibt Verantwortlicher; PCN verarbeitet die Daten nur auf seine dokumentierte Weisung.
2. PCN trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, unter anderem verschlüsselte Übertragung, rollenbasierte Zugriffskontrolle, regelmäßige Datensicherung und Protokollierung.
3. Unterauftragsverarbeiter, etwa Rechenzentrumsbetreiber, sind im Vertrag zur Auftragsverarbeitung aufgeführt. Den Einsatz weiterer Unterauftragsverarbeiter zeigt PCN vorher an; der Kunde kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Die Daten werden in Deutschland gespeichert; eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR erfolgt nur, soweit sie dort aufgeführt und nach Art. 44 ff. DSGVO zulässig ist.
4. PCN darf technische Betriebs- und Nutzungsdaten in anonymisierter oder aggregierter Form, die keinen Rückschluss auf den Kunden, seine Mitarbeitenden oder Geschäftspartner zulässt, für den sicheren Betrieb, die Fehlerbehebung und die Verbesserung von findes verwenden. Inhalte des Kunden, etwa Dokumente, Adressen oder Zeitdaten, nutzt PCN nicht für eigene Zwecke und insbesondere nicht zum Training von KI-Modellen, sofern der Kunde nicht ausdrücklich in Textform einwilligt.
5. Funktionen mit künstlicher Intelligenz kennzeichnet PCN in der Leistungsbeschreibung. Der Kunde prüft deren Ergebnisse, bevor er sie für Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung verwendet.
6. PCN betreibt ein angemessenes Informationssicherheitsmanagement nach dem Stand der Technik. Über Sicherheitsvorfälle, die die Daten des Kunden oder die Verfügbarkeit von findes erheblich beeinträchtigen, informiert PCN den Kunden nach Maßgabe des Vertrags und des Vertrags zur Auftragsverarbeitung und unterstützt ihn bei eigenen Meldepflichten, etwa nach der DSGVO oder dem NIS2-Umsetzungsgesetz.
7. Die revisionssichere Archivierung im DMS ist so ausgelegt, dass sie die Anforderungen der GoBD unterstützt. Die Verantwortung für die steuerlichen Aufbewahrungspflichten und eine Verfahrensdokumentation bleibt beim Kunden.

§ 11Gewährleistung und Schutzrechte Dritter

1. findes entspricht während der Laufzeit im Wesentlichen der Leistungsbeschreibung. Eine Garantie im Rechtssinne übernimmt PCN nur, wenn sie ausdrücklich in Textform als solche bezeichnet ist. Gemeldete Mängel behebt PCN in angemessener Frist nach ihrer Wahl durch Nachbesserung, ein Update oder eine zumutbare Umgehungslösung.
2. Die verschuldensunabhängige Haftung für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) ist ausgeschlossen. Das Recht zur Minderung bleibt unberührt; Gutschriften nach dem Vertrag werden angerechnet. Schlägt die Mängelbeseitigung endgültig fehl, kann der Kunde den Vertrag aus wichtigem Grund kündigen.
3. Keine Mängel sind Beeinträchtigungen durch Fehlbedienung, unberechtigte Änderungen, nicht freigegebene Drittsoftware oder eine Infrastruktur des Kunden, die nicht den Voraussetzungen entspricht.
4. Macht ein Dritter geltend, dass die vertragsgemäße Nutzung von findes seine Schutzrechte verletzt, informiert der Kunde PCN unverzüglich, erkennt keine Ansprüche an und überlässt PCN die Abwehr. PCN kann nach ihrer Wahl die erforderlichen Rechte beschaffen oder findes so ändern, dass keine Verletzung mehr vorliegt. Weitergehende Ansprüche bestehen nur nach § 12.
5. Der Kunde stellt PCN von Ansprüchen Dritter – auch seiner Benutzer und Portal-Gäste – einschließlich der angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung frei, soweit diese auf Inhalten des Kunden, einer vertragswidrigen Nutzung von findes oder einer Verletzung seiner Pflichten nach § 9 beruhen und der Kunde dies zu vertreten hat.

§ 12Haftung und höhere Gewalt

1. PCN haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer übernommenen Garantie.
2. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten – also von Pflichten, deren Erfüllung die Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf – ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung bei leichter Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
3. Für den Verlust von Daten haftet PCN nur in dem Umfang, der auch bei ordnungsgemäßer Datensicherung entstanden wäre – im Cloud-Betrieb durch PCN nach § 4, bei On-Premise durch den Kunden nach § 9.
4. PCN haftet nicht für Schäden, die auf Inhalten, Eingaben, Einstellungen oder Freigaben des Kunden, seiner Benutzer oder Portal-Gäste beruhen, auf der ungeprüften Übernahme automatisch erzeugter Ergebnisse oder auf Diensten Dritter, die PCN nicht zu vertreten hat, etwa Internetverbindungen, App-Stores, Kartendienste oder finAPI.
5. Schadensersatzansprüche gegen PCN wegen leichter Fahrlässigkeit verjähren innerhalb eines Jahres ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn. Das gilt nicht in den Fällen des Absatzes 1.
6. Die Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen von PCN.
7. Keine Seite ist für die Nichterfüllung ihrer Pflichten verantwortlich, solange und soweit sie auf Ereignissen außerhalb ihres Einflussbereichs beruht, zum Beispiel Naturkatastrophen, Krieg, Pandemie, behördlichen Anordnungen, großflächigen Strom- oder Netzausfällen oder Cyberangriffen trotz Schutzmaßnahmen nach dem Stand der Technik. Die betroffene Seite informiert die andere unverzüglich. Dauert die Störung länger als 30 Tage, kann jede Seite den Vertrag kündigen.

§ 13Vertraulichkeit und Rechte

1. Beide Seiten behandeln alle vertraulichen Informationen der anderen Seite, insbesondere Kundendaten, Preise und Geschäftsgeheimnisse, vertraulich, auch für 3 Jahre nach Vertragsende.
2. Alle Rechte an findes, an der Dokumentation und an Weiterentwicklungen verbleiben bei PCN, auch wenn sie auf Anregung des Kunden entstehen. Die vom Kunden eingegebenen Daten bleiben Eigentum des Kunden; PCN nutzt sie nur nach § 10.
3. PCN nennt den Kunden nur mit seiner Einwilligung als Referenz. Die Einwilligung kann jederzeit in Textform widerrufen werden.

§ 14Datenexport, Anbieterwechsel und Vertragsende

1. Der Kunde kann während der Laufzeit jederzeit einen Export seiner Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format verlangen, zum Beispiel CSV und Dokumente im Originalformat mit Metadaten.
2. Nach dem EU-Data-Act kann der Kunde mit einer Frist von höchstens zwei Monaten in Textform verlangen, dass PCN den Wechsel zu einem anderen Anbieter oder in eine eigene IT-Infrastruktur unterstützt oder seine Daten löscht. Danach beginnt ein Übergangszeitraum von höchstens 30 Kalendertagen, in dem PCN die Daten exportiert, angemessen unterstützt und findes unverändert weiter bereitstellt. Ist das technisch nicht möglich, teilt PCN dies innerhalb von 14 Werktagen mit Begründung mit und nennt einen Übergangszeitraum von höchstens sieben Monaten. Der Kunde kann den Übergangszeitraum einmal angemessen verlängern. Der Vertrag endet mit dem erfolgreichen Abschluss des Wechsels bzw. der Löschung.
3. Verlangt der Kunde den Wechsel vor Ablauf der Mindestlaufzeit, kann PCN, soweit gesetzlich zulässig, ein angemessenes Entgelt für die vorzeitige Beendigung verlangen, höchstens in Höhe der Vergütung bis zum Ende der Mindestlaufzeit abzüglich ersparter Aufwendungen. Dem Kunden bleibt der Nachweis eines geringeren Betrags vorbehalten.
4. Für Export und Wechsel berechnet PCN bis zum 11.01.2027 höchstens die unmittelbar entstehenden Kosten; ab dem 12.01.2027 erfolgen sie ohne Wechselentgelt. Leistungen über die gesetzlichen Pflichten hinaus, etwa die Aufbereitung der Daten für ein bestimmtes Zielsystem, werden nach Aufwand berechnet.
5. Nach Vertragsende kann der Kunde seine Daten noch mindestens 30 Tage abrufen. Danach löscht PCN die Daten einschließlich der Sicherungen im Rahmen des regulären Sicherungszyklus, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, und bestätigt die Löschung in Textform.
6. Benötigt der Kunde die im DMS archivierten Daten über das Vertragsende hinaus für gesetzliche Aufbewahrungspflichten, erhält er einen Export der archivierten Dokumente mit Metadaten und Protokollen in maschinell auswertbarer Form. Auf Wunsch stellt PCN gegen gesonderte Vergütung einen lesenden Archivzugang für die Dauer der Aufbewahrungspflicht bereit.
7. Bei On-Premise deinstalliert der Kunde findes bei Vertragsende, löscht alle Kopien einschließlich der Lizenzschlüssel und bestätigt dies auf Verlangen in Textform.

§ 15Geltungsbereich von Teil B

1. Teil B gilt für alle Personen, die findes über einen Zugang nutzen, den ein Kunde eingerichtet hat – im Browser, in der findes App oder am Terminal (nachfolgend „Benutzer“) –, sowie für Personen, die ein Kunde als Gast in sein Kundenportal einlädt (nachfolgend „Portal-Gäste“).
2. Für Benutzer und Portal-Gäste ist die Nutzung kostenlos. Zahlungspflichten bestehen nur zwischen PCN und dem Kunden.
3. Für die findes App gelten ergänzend die Nutzungsbedingungen für die findes App, unter anderem zu Gerätefunktionen und zu den App-Stores. Bei Widersprüchen gehen für die App diese vor.
4. Teil B gilt, sobald Sie ihm bei der ersten Anmeldung zugestimmt haben. Interne Regelungen und Weisungen des Kunden, etwa zur Arbeitszeiterfassung, bleiben unberührt.

§ 16Zugang, Lizenzen und Nutzungsrecht

1. Ihr Benutzerkonto legt der Administrator des Kunden an. Er vergibt Ihre Lizenz sowie Ihre Rollen und Rechte und kann Ihren Zugang jederzeit ändern oder sperren.
2. Welche Funktionen Ihnen zur Verfügung stehen, richtet sich nach Ihrer Lizenz (Vollbenutzer, App-Lizenz oder Personalzeit-Lizenz, siehe § 2 Abs. 4), den vom Kunden gebuchten Add-ons und Ihren Rechten in findes.
3. Ihr Zugang ist persönlich. Sie dürfen Ihre Zugangsdaten nicht weitergeben und Ihr Konto nicht von anderen Personen nutzen lassen.
4. PCN räumt Ihnen für die Dauer Ihrer Berechtigung das einfache, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, findes für die Zwecke des Kunden zu nutzen. Alle Rechte an findes verbleiben bei PCN; die in findes erfassten Daten bleiben Daten des Kunden.

§ 17Regeln für die Nutzung

1. Schützen Sie Ihren Zugang: Halten Sie Ihr Passwort geheim, sperren Sie Ihre Geräte und melden Sie den Verlust eines Geräts oder einen Verdacht auf Missbrauch unverzüglich dem Administrator des Kunden.
2. Erfassen Sie Daten wahrheitsgemäß und vollständig, insbesondere Arbeitszeiten, Zeitstempel und Einsatzberichte. Zeitstempel für andere Personen dürfen Sie nur anlegen oder ändern, wenn Sie nach Ihren Rechten in findes und den Vorgaben des Kunden dazu berechtigt sind.
3. Lassen Sie Lieferscheine und andere Belege nur von der dazu berechtigten Person unterschreiben und zeigen Sie ihr vorher den vollständigen Beleg.
4. Nehmen Sie Fotos, Sprachaufnahmen und Dokumente nur auf, soweit dies für den jeweiligen Vorgang erforderlich ist, und achten Sie auf die Rechte anderer, etwa das Recht am eigenen Bild und Geschäftsgeheimnisse.
5. Ergebnisse, die findes automatisch erzeugt – etwa eine Zuordnung durch den AutoProfiler oder eine Aufgabe aus einer Sprachaufnahme –, können Fehler enthalten. Prüfen Sie sie, bevor Sie sie weiterverwenden.
6. Wenn Sie Inhalte im Kundenportal freigeben, prüfen Sie vorher, dass nur die für den jeweiligen Gast bestimmten Dokumente und Datensätze freigegeben werden und Zugangsdaten nur an den richtigen Empfänger gehen.
7. Nicht erlaubt ist insbesondere:
   • findes zu vervielfältigen, zu bearbeiten, zurückzuentwickeln oder zu dekompilieren, soweit dies nicht nach § 69e UrhG ausnahmsweise zulässig ist;
   • Sicherheitsmechanismen oder Zugriffsbeschränkungen zu umgehen oder findes automatisiert abzufragen, außer über die dafür vorgesehenen Schnittstellen;
   • Schadsoftware zu übertragen oder findes durch übermäßige Anfragen zu stören;
   • rechtswidrige Inhalte zu speichern oder zu verbreiten oder Rechte Dritter zu verletzen;
   • das Konto einer anderen Person zu nutzen oder sich als eine andere Person auszugeben.

§ 18Kundenportal: Regeln für Portal-Gäste

1. Ein Kunde kann Ihnen über einen Link einen Gastzugang zu seinem Kundenportal geben, zum Beispiel Ihr Dienstleister oder Lieferant. Dort sehen Sie nur die Dokumente, Aufgaben, Zeitstempel und Datensätze, die der Kunde für Sie freigegeben hat, und können sie ansehen und herunterladen. Freigegebene Datensätze können im Portal nicht verändert werden.
2. Soweit der Kunde es vorsieht, können Sie im Portal selbst Dokumente hochladen. Laden Sie nur Dateien hoch, die Sie weitergeben dürfen, die keine Schadsoftware und keine rechtswidrigen Inhalte enthalten.
3. Behandeln Sie den Link und Ihre Zugangsdaten vertraulich und leiten Sie sie nicht weiter. Bei Verdacht auf Missbrauch informieren Sie bitte den Kunden, der Sie eingeladen hat.
4. Ansprechpartner für die Inhalte im Portal – etwa für Dokumente, Rechnungen oder Aufträge – ist der Kunde, der Sie eingeladen hat. PCN stellt nur die technische Plattform bereit.
5. Der Kunde kann Freigaben jederzeit zurücknehmen und Ihren Gastzugang beenden.

§ 19Datenschutz für Benutzer und Portal-Gäste

1. Für die Daten, die in findes verarbeitet werden, ist der Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. PCN verarbeitet sie als Auftragsverarbeiter nach seinen Weisungen (Art. 28 DSGVO). Informationen dazu erhalten Sie vom Kunden, zum Beispiel in seinen Datenschutzhinweisen für Beschäftigte oder für Geschäftspartner.
2. Beim Cloud-Betrieb speichert PCN die Daten in Rechenzentren in Deutschland und überträgt sie verschlüsselt. PCN nutzt Inhalte aus findes nicht für eigene Zwecke, insbesondere nicht zum Training von KI-Modellen, es sei denn, der Kunde hat ausdrücklich eingewilligt.
3. Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten können Sie beim Kunden verlangen. Fragen zum Datenschutz bei PCN richten Sie an datenschutz@pcn-gmbh.com; weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung.

§ 20Support, Sperre und Haftung

1. Verfügbarkeit, Wartung und Support schuldet PCN dem Kunden nach dessen Vertrag. Bei Fragen oder Störungen wenden sich Benutzer bitte zuerst an den Administrator des Kunden, Portal-Gäste an den Kunden, der sie eingeladen hat.
2. Bei konkreten Anhaltspunkten für einen Missbrauch oder eine Sicherheitsgefahr kann PCN einen Zugang vorübergehend sperren und informiert den Kunden darüber unverzüglich. Ihre Berechtigung endet, wenn der Kunde Ihren Zugang beendet oder sein Vertrag mit PCN endet.
3. Benutzer und Portal-Gäste nutzen findes unentgeltlich. PCN haftet ihnen gegenüber deshalb nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Unberührt bleibt die Haftung bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz, bei arglistig verschwiegenen Mängeln und im Umfang einer übernommenen Garantie.
4. Für Inhalte, die der Kunde, andere Benutzer oder Portal-Gäste in findes einstellen oder freigeben, ist PCN nicht verantwortlich. Bei Ansprüchen im Zusammenhang mit Ihrem Zugang oder diesen Inhalten wenden Sie sich bitte an den Kunden.
5. Die Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen von PCN.

§ 21Änderungen dieser Nutzungsbedingungen

1. Änderungen von Teil A gelten für bestehende Verträge nur, wenn der Kunde ihnen zugestimmt hat. Änderungen an findes selbst richten sich nach § 4 Abs. 6.
2. Teil B kann PCN für die Zukunft ändern, wenn es dafür einen sachlichen Grund gibt, etwa neue Funktionen oder geänderte gesetzliche Vorgaben. Über Änderungen informiert PCN in findes und auf dieser Seite. Änderungen, die Rechte oder Pflichten nicht nur unerheblich betreffen, gelten erst nach Zustimmung; PCN kann die weitere Nutzung davon abhängig machen.

§ 22Kontakt und Schlussbestimmungen

1. Anbieter und Ansprechpartner: PCN GmbH, Zum Eichstruck 8a, 57482 Wenden, Telefon +49 27 62 / 40 77 0, E-Mail info@pcn-gmbh.com. Vertreten durch den Geschäftsführer Frank Podchul, Amtsgericht Siegen, HRB 7502.
2. Der Kunde kann Rechte und Pflichten aus dem Vertrag nur mit Zustimmung von PCN in Textform auf Dritte übertragen; § 354a HGB bleibt unberührt. Änderungen und Ergänzungen des Vertrags sollen zu Beweiszwecken in Textform festgehalten werden.
3. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Handeln Benutzer oder Portal-Gäste als Verbraucher, bleibt der Schutz durch zwingende Vorschriften des Staates, in dem sie ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, unberührt.
4. Ist die andere Seite Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand der Sitz von PCN.
5. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein oder werden, bleiben die übrigen Bestimmungen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.
6. PCN ist nicht bereit und nicht verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

Stand: November 2026 · Version 1.1